Überwachen und Kontrollieren
Während das Projektteam die Ergebnisse und Liefergegenstände des Projektes erzeugt, implementiert der Projektmanager eine Reihe von Managementprozessen, um die Ausführung dieser Aktivitäten zu überwachen,zu kontrollieren und gegebenenfalls steuernd einzugreifen. Im folgenden werden die Managementprozesse im Überblick beschrieben.
Zeitmanagement
If things seem under control,
your are just not going fast enough.
(Mario Andretti, italienische Formel 1 Legende)
Zeitmanagement ist derjenige Prozess, in dem die tatsächlich benötigten Zeiten zur Ausführung der Aktivitäten erfasst und den geplanten Zeiten gegenübergestellt werden. Da Zeit in der Regel eine der knappsten Ressourcen im Projekt ist, ist es wichtig ihren Verbrauch für jedes Projektteam-Mitglied in Bezug auf jede Aktivität auf einem Zeiterfassungsformular festzuhalten. Ein Zeitregister enthält dann die Zusammenfassung der verbrauchten Zeit pro Ressource bzw Aktivität. Damit wird er Projektleiter in die Lage versetzt, eine (Teil-)Aussage über den aktuellen Projektstand zu machen.
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Kostenmanagement
Kostenmanagement ist derjenige Prozess, bei dem Kosten und Ausgaben, die im Projekt entstehen, formal identifiziert und freigeben werden.
Für jede Projektausgabe wird ein Ausgabenformular angefertigt, zB für Arbeit, Ausstattung oder Material. Ausgaben-Formulare werden vom Projektmanager freigegeben und im Ausgaben-Journal festgehalten.
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Qualitätsmanagement
To measure is to know.
J. C. Maxwell
Qualität wird definiert als “…der Grad an Übereinstimmung der erzeugten Ergebnisse mit den Anforderungen des Kunden“. Qualitätsmanagement ist der Prozess, bei dem diese Qualität sichergestellt und überwacht wird. Dazu werden Techniken der Qualitätssicherung und der Qualitätskontrolle angewendet.
Qualitätsreviews werden regelmäßig durchgeführt und die Ergebnisse im Qualitäts-Journal festgehalten.
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Änderungsmanagement
Änderungsmanagement ist der Prozess, bei dem Änderungsanforderungen an den Umfang des Projekts, die Liefergegenständes, den Zeitplan, das Budget oder die Ressourcen formal erfasst, bewertet und freigegeben werden. Eine der wichtigsten Aufgaben des Projektmanagers im Projekt ist es, mit Änderungen erfolgreich umzugehen. Dies wird erreicht, wenn er die treibenden Faktoren auf Geschäfts- und Technikebene versteht und diese nach Nutzen und entstehenden Kosten durch die Einarbeitung in den aktuellen Projektstand bewertet. Er erstellt zudem einen detaillierten Integrations(projekt)plan für diese Änderung. Um eine Änderung formal anzufordern ist es oft notwendig, ein Änderungsformular anzufertigen. Der Änderungsantrag samt seinem Lebenslauf wird im Änderungs-Journal festgehalten.
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Risikomanagement
Risikomanagement ist derjenige Prozess, in welchem Risiken für das Projekt (bezüglich Leistungsumfang, Zeitplan, Budget, Ressourcen) formal identifiziert, analysiert, quantifiziert und behandelt werden.
Ein Risiko kann zu jedem Zeitpunkt im Verlauf des Projektes identifiziert werden und wird im Risiko-Formular erfasst. Das Risiko-Journal enthält die Liste aller erfassten Risiken.
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Problemmanagement
Problemmanagement ist derjenige Prozess, in welchem Probleme, die das Projektteam in seiner Fähigkeit, die vereinbarten Ergebnisse zu erzeugen, beeinträchtigt wird, formal behandelt werden.
Nach Erfassung des Problems im Problem-Formular und seiner detaillierten Dokumentation im Problem-Journal, wird jedes dieser Elemente vom Projektmanager analysiert, bewertet und Aktionen zu seiner Lösung definiert und umgesetzt.
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Beschaffungsmanagement
Beschaffungsmanagement ist derjenige Prozess, der sich mit dem Erwerb und der Bereitstellung von (Teil-)ergebnissen durch Dritte beschäftigt. Um eine solche Beschaffung von einem externen Lieferanten zu initiieren, muss diese im Beschaffungs-Formular erfasst sein und vom Projektmanager freigegeben sein, und dem Lieferanten zur Bestätigung zugesendet werden. Der Status jeder Beschaffung im Projekt wird im Beschaffungs-Journal verfolgt bis die Lieferung erfolgt ist und vom Projektteam abgenommen worden ist.
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Abnahmemanagement
Abnahmemanagement ist derjenige Prozess, durch den die Ergebnisse und Lieferungen des Projektes Reviews unterzogen und vom Auftraggeber abgenommen werden, wenn sie die vertraglich vereinbarte Qualität erreichen. Um die Abnahme eines Liefergegenstandes durch den Auftraggeber zu initiieren wird ein Abnahmeformular erstellt. Dieses beschreibt die Kriterien, die durch den Liefergegenstand zu erfüllen sind und die Qualitätskennzahlen, die zur Abnahme durch den Auftraggeber führen.
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Kommunikationsmanagement
Kommunikationsmanagement ist derjenige Prozess, der die Elemente der formalen Kommunikation identifiziert, erzeugt, verteilt und überprüft.
Die am meisten verwendete Methode, den Stand eines Projektes zu kommunizieren, ist der Projekt-Status-Bericht.
Jedes Kommunikationselement, das an die Projektbeteiligten verteilt wird, wird im Kommunikations-Journal eingetragen.
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